Bewerberdaten-Löschfrist
Auch: Löschfrist Bewerbungsunterlagen · Aufbewahrungsfrist Bewerberdaten
Die Bewerberdaten-Löschfrist regelt, wie lange ein Maklerunternehmen die Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Notizen aus dem Vorstellungsgespräch) abgelehnter Bewerber aufbewahren darf, bevor sie gelöscht werden müssen. In der Praxis hat sich eine Frist von etwa sechs Monaten nach der Absage etabliert.
Ausführliche Erklärung
Auch Maklerbüros sind als Arbeitgeber Verantwortliche im Sinne der DSGVO gegenüber ihren Bewerbern. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens entfällt der ursprüngliche Verarbeitungszweck (Besetzung der Stelle), sodass die Daten grundsätzlich unverzüglich zu löschen sind (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ein berechtigtes Interesse an einer befristeten Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) besteht jedoch, um sich gegen mögliche Entschädigungsansprüche wegen Diskriminierung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können.
Praxisrelevante Eckpunkte für den Makler als Arbeitgeber:
- Geltendmachungsfrist AGG: Benachteiligte Bewerber müssen einen Entschädigungsanspruch innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Ablehnung schriftlich geltend machen (§ 15 Abs. 4 AGG).
- Klagefrist: Für die gerichtliche Geltendmachung gilt eine Frist von drei Monaten ab schriftlicher Geltendmachung (§ 61b Abs. 1 ArbGG).
- Übliche Aufbewahrungsdauer: Um beide Fristen abzudecken und Postlaufzeiten zu berücksichtigen, hat sich in der Praxis und laut Aufsichtsbehörden eine Aufbewahrung von rund sechs Monaten nach Zugang der Absage etabliert. Eine längere Speicherung bedarf einer gesonderten Rechtfertigung (z. B. laufender Rechtsstreit) oder der ausdrücklichen Einwilligung des Bewerbers für einen Talentpool.
- Talentpool: Möchte der Makler Bewerbungsunterlagen für künftige Stellen vorhalten, ist dafür eine gesonderte, freiwillige Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) mit klarer Speicherdauer erforderlich.
- Löschung umfasst alle Kopien: Papierunterlagen, E-Mail-Anhänge, Bewerbermanagement-Software und ausgedruckte Notizen aus dem Vorstellungsgespräch müssen gleichermaßen erfasst werden.
Für Makler mit mehreren offenen Stellen empfiehlt sich ein festes Löschroutine-Datum (z. B. quartalsweise) im Datenschutz-Management-System, damit die Frist nicht in Vergessenheit gerät.
Beispiel aus der Praxis
Ein Maklerbüro lehnt eine Bewerberin für die Stelle als Vertriebsassistentin im Januar ab. Die Bewerbungsunterlagen werden im Bewerbermanagement-Tool gespeichert. Ohne weitere Rückmeldung der Bewerberin löscht das Büro die Daten routinemäßig sechs Monate nach der Absage, also im Juli – es sei denn, die Bewerberin hat zuvor eine AGG-Klage angekündigt oder in einen Talentpool eingewilligt.
Rechtsgrundlage
- Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung, sobald der Verarbeitungszweck entfällt.
- § 15 Abs. 4 AGG – Zweimonatsfrist zur Geltendmachung von Entschädigungsansprüchen bei Diskriminierung.
- § 61b ArbGG – Dreimonatsfrist zur gerichtlichen Geltendmachung nach schriftlicher Geltendmachung.