Interessentendatenbank

Die Interessentendatenbank – meist in Form eines CRM-Systems (Customer-Relationship-Management) – ermöglicht es Maklern, Interessenten mit ihren Suchkriterien (Lage, Größe, Preis, Objektart) zu speichern und bei passenden Neuobjekten gezielt zu informieren („Matching"). Das erhöht die Vermarktungsgeschwindigkeit erheblich und ist ein wichtiger Wettbewerbsvorteil, besonders bei knappem Angebot.

Datenschutzrechtlich ist die Führung einer solchen Datenbank eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO und bedarf einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO:

• Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Erfassung der Daten eines konkreten Interessenten, der sich für ein bestimmtes Objekt gemeldet hat, ist regelmäßig unproblematisch zulässig.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Die dauerhafte Speicherung zwecks künftiger Kontaktaufnahme bei passenden Objekten kann auf berechtigtes Interesse gestützt werden, erfordert aber eine Interessenabwägung und regelmäßig eine klare Information des Betroffenen.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Für werbliche Zwecke über die reine Objektvermittlung hinaus (z. B. Newsletter) ist meist eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligung erforderlich.

Wichtige Pflichten in der Praxis:

• Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO: Interessenten müssen bei Datenerhebung informiert werden, wozu ihre Daten gespeichert und wie lange sie aufbewahrt werden (üblich: Datenschutzhinweis bei Kontaktformular oder Exposé-Anfrage).
• Löschkonzept: Daten dürfen nicht unbegrenzt vorgehalten werden; branchenüblich sind Löschfristen von ein bis zwei Jahren nach letzter Interaktion, sofern kein weiterer Kontakt oder keine erneute Zustimmung erfolgt.
• Betroffenenrechte: Interessenten haben Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrechte (Art. 15–17 DSGVO), die der Makler organisatorisch bedienen können muss.
• Auftragsverarbeitung: Wird ein externes CRM-System oder eine Cloud-Lösung genutzt, ist regelmäßig ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) mit dem Anbieter erforderlich.
• Datensicherheit: Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Zugriffsschutz, Verschlüsselung) sind Pflicht; ein Datenleck kann eine Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO gegenüber der Aufsichtsbehörde und ggf. eine Benachrichtigungspflicht nach Art. 34 DSGVO gegenüber den Betroffenen auslösen.

Ein Maklerbüro pflegt in seinem CRM-System die Suchprofile von 400 Kaufinteressenten. Kommt ein neues Objekt ins Portfolio, das zum Profil mehrerer gespeicherter Interessenten passt, werden diese automatisch per E-Mail informiert. Da bei der Erstanfrage jeweils ein Datenschutzhinweis mit Speicherzweck und Löschfrist angezeigt wurde, ist die Verarbeitung DSGVO-konform dokumentiert.