Verpflichtung auf das Datengeheimnis
Auch: Vertraulichkeitsverpflichtung Mitarbeiter · Datengeheimnisverpflichtung
Die Verpflichtung auf das Datengeheimnis ist eine schriftliche Erklärung, mit der Mitarbeiter eines Unternehmens ausdrücklich zur Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten angehalten werden. Sie stellt sicher, dass jede Person, die Zugang zu solchen Daten hat, diese nicht unbefugt verarbeitet oder weitergibt – auch nicht nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
Ausführliche Erklärung
Auch wenn die frühere ausdrückliche Pflicht zur "Verpflichtung auf das Datengeheimnis" aus § 5 BDSG a. F. mit Geltung der DSGVO als eigenständige Norm entfallen ist, bleibt die Sache selbst über Art. 29 und Art. 32 Abs. 4 DSGVO sowie § 53 BDSG in der Praxis unverzichtbar und wird von Aufsichtsbehörden weiterhin regelmäßig abgefragt.
Für Makler wichtig:
- Wer muss verpflichtet werden: Alle Mitarbeiter, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben – also nicht nur Makler selbst, sondern auch Assistenzkräfte, Auszubildende, Praktikanten, Aushilfen und ggf. externe Dienstleister ohne eigenen AVV-Status.
- Form: Üblicherweise erfolgt die Verpflichtung schriftlich bei Arbeitsantritt, oft als gesonderte Anlage zum Arbeitsvertrag oder als eigenständiges Dokument, das der Mitarbeiter unterschreibt.
- Inhalt: Die Erklärung sollte konkret auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Maklerkontext eingehen (Interessenten-, Eigentümer-, Mieterdaten), auf das Verbot der unbefugten Verwendung, Weitergabe oder Offenbarung hinweisen und ausdrücklich klarstellen, dass die Verpflichtung auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fortbesteht.
- Nachweispflicht: Da der Verantwortliche (das Maklerbüro) die Einhaltung der DSGVO nachweisen muss (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2 DSGVO), gehört die unterschriebene Verpflichtungserklärung zur Personalakte und wird bei Datenschutz-Audits regelmäßig abgefragt.
- Sensibilisierung/Schulung: Die reine Unterschrift reicht in der Praxis nicht – begleitend sollte eine kurze Schulung zu den wichtigsten Datenschutzregeln erfolgen (Umgang mit Ausweiskopien, Bonitätsunterlagen, Weitergabe an Dritte, Umgang mit E-Mail und Cloud-Diensten).
- Sanktionen: Verstöße gegen die Verpflichtung können arbeitsrechtliche Konsequenzen (Abmahnung, Kündigung) sowie – bei vorsätzlicher unbefugter Datenverarbeitung – strafrechtliche Folgen nach § 42 BDSG nach sich ziehen.
Beispiel aus der Praxis
Eine neu eingestellte Assistentin in einem Maklerbüro unterschreibt am ersten Arbeitstag eine "Verpflichtungserklärung auf das Datengeheimnis", in der sie sich verpflichtet, Kunden- und Interessentendaten vertraulich zu behandeln und nicht unbefugt an Dritte weiterzugeben – eine Pflicht, die auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen fortbesteht.
Rechtsgrundlage
- Art. 29 DSGVO – Verarbeitung nur auf Weisung des Verantwortlichen; Grundlage für die Vertraulichkeitspflicht von Beschäftigten.
- Art. 32 Abs. 4 DSGVO – Pflicht des Verantwortlichen, sicherzustellen, dass ihm unterstellte Personen nur auf Weisung handeln.
- § 53 BDSG – Wahrung des Datengeheimnisses, Fortbestand der Verpflichtung über das Beschäftigungsende hinaus.
- § 42 BDSG – Strafvorschriften bei vorsätzlicher unbefugter Datenverarbeitung.