Datenschutzerklärung
Auch: Privacy Policy · Datenschutzhinweise
Die Datenschutzerklärung ist ein verpflichtender, öffentlich zugänglicher Text, in dem ein Makler transparent darlegt, welche personenbezogenen Daten er auf seiner Website, in Kontaktformularen und im Geschäftsverkehr erhebt, zu welchem Zweck er sie verarbeitet, an wen er sie ggf. weitergibt und welche Rechte Betroffene haben. Sie muss auf jeder Maklerwebsite leicht auffindbar sein.
Ausführliche Erklärung
Die Datenschutzerklärung setzt die in Art. 13 und 14 DSGVO geregelten Informationspflichten um. Für Makler ist sie eines der am häufigsten geprüften Compliance-Dokumente, da praktisch jede Website eine hat – jedoch oft veraltet, unvollständig oder aus Vorlagen kopiert ist, ohne die konkrete Datenverarbeitung des Büros abzubilden.
Pflichtinhalte nach Art. 13 DSGVO (Datenerhebung direkt beim Betroffenen, z. B. über Kontaktformular):
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Maklerbüro) sowie ggf. des Datenschutzbeauftragten.
- Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung (z. B. Bearbeitung einer Exposé-Anfrage auf Grundlage vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern, insbesondere bei Weitergabe an Immobilienportale, Finanzierungsvermittler oder Notare.
- Speicherdauer oder Kriterien für deren Festlegung.
- Betroffenenrechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit.
- Widerrufsrecht bei auf Einwilligung basierender Verarbeitung.
- Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
- Hinweis auf Drittlandübermittlung, falls Tools mit Sitz außerhalb der EU (z. B. bestimmte CRM- oder Cloud-Anbieter) genutzt werden.
Für Maklerbüros besonders relevante Besonderheiten:
- Objektspezifische Verarbeitung: Wird eine Immobilie über Portale beworben, sollte die Datenschutzerklärung erläutern, wie mit Anfragen umgegangen wird, die über das Portal eingehen (Weiterleitung, Speicherung).
- Bonitäts- und Ausweisdaten: Werden im Rahmen der Geldwäscheprüfung oder Bonitätsauskunft (SCHUFA) besondere Daten verarbeitet, muss dies transparent dargestellt werden.
- Cookies und Tracking-Tools: Wird die Website mit Analyse- oder Marketing-Tools ausgestattet, gehört ein entsprechender Abschnitt (oft ergänzt durch ein Cookie-Einwilligungsbanner) in die Erklärung.
- Aktualisierungspflicht: Ändern sich Verarbeitungsprozesse (neues CRM, neue Portale, neue Cookie-Tools), muss die Datenschutzerklärung zeitnah angepasst werden.
Fehlt eine Datenschutzerklärung ganz oder ist sie unvollständig, drohen Abmahnungen durch Mitbewerber oder Verbraucherschutzverbände sowie im Rahmen behördlicher Prüfungen ein Bußgeld nach Art. 83 DSGVO.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler betreibt eine Website mit Exposé-Datenbank, Kontaktformular und eingebundenem Google-Maps-Widget. In seiner Datenschutzerklärung beschreibt er detailliert, dass Anfragedaten zur Vertragsanbahnung gespeichert, nach sechs Monaten ohne weiteren Kontakt gelöscht und im Fall einer Finanzierungsanfrage mit Einwilligung an einen Finanzierungsvermittler weitergegeben werden. Zusätzlich informiert er über die Nutzung von Google Maps und verweist auf sein Cookie-Einwilligungsbanner.
Rechtsgrundlage
- Art. 13 DSGVO – Informationspflichten bei Datenerhebung direkt beim Betroffenen.
- Art. 14 DSGVO – Informationspflichten bei Datenerhebung ohne direkten Kontakt zum Betroffenen (z. B. über Dritte/Portale).
- Art. 12 DSGVO – Anforderungen an Form und Verständlichkeit der Information (präzise, transparent, leicht zugänglich).