Datenschutzhinweis bei Anfrage
Auch: Informationspflicht Art. 13 DSGVO · Erstinformation Interessent
Der Datenschutzhinweis bei Anfrage ist die Information, die ein Makler einem Interessenten unmittelbar geben muss, sobald dieser erstmals personenbezogene Daten übermittelt – etwa bei einer Exposé-Anfrage, Kontaktaufnahme per Telefon oder Anmeldung zu einer Besichtigung. Er stellt sicher, dass der Interessent von Anfang an weiß, wie mit seinen Daten umgegangen wird.
Ausführliche Erklärung
Art. 13 DSGVO verpflichtet den Makler, bei jeder Direkterhebung personenbezogener Daten "zum Zeitpunkt der Erhebung" zu informieren – nicht erst nachträglich oder nur auf Nachfrage. In der Maklerpraxis stellt sich das bei mehreren typischen Kontaktsituationen:
- Online-Kontaktformular/Exposé-Anfrage: Der Hinweis erfolgt meist durch einen Link oder Kurztext direkt am Formular ("Mit dem Absenden dieser Anfrage stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer Daten gemäß unserer Datenschutzerklärung zu" – wobei zu beachten ist, dass die Informationspflicht selbst keine Einwilligung erfordert, wenn die Rechtsgrundlage die Vertragsanbahnung ist).
- Telefonische Anfrage: Der Makler sollte zumindest mündlich auf die schriftliche Datenschutzerklärung (z. B. per Website-Link oder E-Mail) hinweisen, wenn im Gespräch personenbezogene Daten aufgenommen werden.
- Besichtigungstermin/Interessentenliste: Wird eine Anwesenheitsliste mit Namen und Kontaktdaten geführt (z. B. aus Nachweisgründen oder für die Nachbereitung), ist auch hier auf die Datenschutzerklärung hinzuweisen.
- Papierformulare vor Ort: Bei Messeauftritten oder Tag-der-offenen-Tür-Veranstaltungen mit Interessentenlisten muss der Datenschutzhinweis unmittelbar auf dem Formular oder durch einen deutlich sichtbaren Aushang erfolgen.
Mindestangaben nach Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO, die – ggf. durch Verweis auf die vollständige Datenschutzerklärung – vermittelt werden müssen:
- Wer verarbeitet die Daten (Name, Kontakt des Maklers)?
- Zu welchem Zweck (Bearbeitung der Anfrage, Vertragsanbahnung)?
- Auf welcher Rechtsgrundlage?
- Wie lange werden die Daten gespeichert?
- Welche Rechte hat der Betroffene, und wo kann er sich beschweren?
Wichtig ist die Unterscheidung zur Einwilligung: Die reine Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO ersetzt keine Einwilligung, wo eine solche erforderlich ist (z. B. für Newsletter-Versand oder Weitergabe an Dritte zu Marketingzwecken) – sie ist lediglich die Transparenzpflicht für die ohnehin stattfindende, meist vertraglich begründete Datenverarbeitung.
Beispiel aus der Praxis
Eine Interessentin füllt auf der Website eines Maklers ein Kontaktformular aus, um ein Exposé anzufordern. Direkt unterhalb des Formulars findet sie einen kurzen Hinweis: "Ihre Angaben werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert und nach Abschluss oder Absage automatisch gelöscht. Näheres in unserer Datenschutzerklärung [Link]." Damit erfüllt der Makler seine Informationspflicht bereits im Moment der Datenerhebung.
Rechtsgrundlage
- Art. 13 DSGVO – Informationspflicht bei Erhebung personenbezogener Daten direkt beim Betroffenen, einschließlich Zeitpunkt ("zum Zeitpunkt der Erhebung").
- Art. 12 DSGVO – Anforderungen an Form, Sprache und Verständlichkeit der Information.