Hinweisgebersystem

§ 6 Abs. 5 GwG verpflichtet Verpflichtete, angemessene Verfahren einzurichten, die es Beschäftigten ermöglichen, unter Wahrung ihrer Vertraulichkeit potenzielle oder tatsächliche Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften an geeignete Stellen im Unternehmen zu melden. Für Immobilienmakler mit angestellten Mitarbeitern bedeutet dies:

• Einrichtung eines vertraulichen Meldekanals (z. B. direkte Ansprechperson, gesondertes E-Mail-Postfach, externe Ombudsstelle oder digitale Meldeplattform).
• Schutz der Identität des Hinweisgebers vor Repressalien – dies überschneidet sich inhaltlich mit den allgemeinen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das seit 2023 für Unternehmen ab 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle vorschreibt und branchenübergreifend gilt.
• Klare interne Prozesse, wie eingehende Hinweise geprüft, dokumentiert und ggf. an den Geldwäschebeauftragten oder die Geschäftsleitung eskaliert werden.
• Information der Mitarbeiter über Existenz und Nutzung des Systems im Rahmen der Schulungspflichten.

Für kleinere Maklerbüros mit wenigen Mitarbeitern kann die Ausgestaltung einfacher ausfallen (z. B. direkte, aber vertrauliche Ansprache der Geschäftsführung), solange die Vertraulichkeit und der Schutz vor Benachteiligung sichergestellt sind. Größere Maklerhäuser richten häufig ein digitales, anonymisierbares Hinweisgeberportal ein, das sowohl GwG-Verstöße als auch sonstige Compliance-Themen abdeckt.

Der Zweck des Hinweisgebersystems ist es, Verstöße frühzeitig aufzudecken, bevor sie zu Bußgeldern, Reputationsschäden oder strafrechtlichen Konsequenzen für das Unternehmen führen.

Eine Mitarbeiterin bemerkt, dass ein Kollege bei einem Kaufinteressenten auf die vollständige Identifizierung verzichtet hat, um den Abschluss nicht zu gefährden. Sie meldet dies über das anonyme Hinweisgeberportal des Unternehmens, woraufhin der Geldwäschebeauftragte den Fall prüft und die fehlende Dokumentation nachträgt.