Notartermin-Koordination
Auch: Beurkundungstermin-Abstimmung · Terminmanagement Notartermin
Die Notartermin-Koordination bezeichnet die organisatorische Abstimmung eines Beurkundungstermins zwischen allen Beteiligten – Käufer, Verkäufer, Notariat, finanzierender Bank und ggf. Erbengemeinschaft oder Bevollmächtigten. Sie ist eine typische, wenn auch nicht vertraglich geschuldete Serviceleistung des Maklers.
Ausführliche Erklärung
Der eigentliche Beurkundungstermin liegt in der Zuständigkeit des Notariats, doch in der Praxis übernimmt der Makler häufig eine koordinierende Rolle, da er meist als Einziger mit allen Parteien direkten Kontakt hat. Diese Koordinationsleistung ist Teil der praktischen "Lotsenfunktion" des Maklers im Kauf- und Erwerbsprozess und trägt maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf bei.
Typische Aufgaben im Rahmen der Notartermin-Koordination:
- Terminfindung unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit von Käufer, Verkäufer und Notar sowie ggf. Dolmetschern bei Auslandsbezug.
- Sicherstellung der Finanzierungsbestätigung: Der Termin sollte erst final festgelegt werden, wenn die Finanzierungszusage der Bank vorliegt oder zumindest hinreichend sicher absehbar ist, um kurzfristige Terminverschiebungen zu vermeiden.
- Vorabversand des Kaufvertragsentwurfs: Der Notar ist verpflichtet, den Entwurf grundsätzlich zwei Wochen vor Beurkundung an alle Vertragsparteien zu übersenden (§ 17 Abs. 2a BeurkG) – der Makler achtet häufig darauf, dass diese Frist eingehalten wird und alle Parteien den Entwurf rechtzeitig prüfen.
- Klärung von Vollmachten, wenn eine Partei nicht persönlich erscheinen kann (notariell beglaubigte Vollmacht erforderlich).
- Abstimmung des Übergabetermins im unmittelbaren Anschluss an oder zeitversetzt zur Beurkundung.
Wichtig für die Haftungsvermeidung: Die Notartermin-Koordination ist eine Serviceleistung, keine Rechtsberatung. Der Makler darf organisatorisch unterstützen, aber keine rechtlichen Auskünfte zum Vertragsinhalt erteilen – dies bleibt Aufgabe des Notars als neutraler Urkundsperson.
Beispiel aus der Praxis
Nach Einigung über den Kaufpreis kümmert sich der Makler darum, dass der Notar den Vertragsentwurf rechtzeitig an Käufer und Verkäufer versendet, prüft mit der Bank des Käufers, ob die Finanzierungszusage bis zum geplanten Termin vorliegt, und stimmt schließlich einen Termin ab, an dem alle Parteien – inklusive eines im Ausland lebenden Miterben, der eine Vollmacht erteilt – teilnehmen bzw. vertreten sind.
Rechtsgrundlage
Keine spezielle Rechtsgrundlage für die Koordinationsleistung selbst; relevant ist jedoch die Frist des § 17 Abs. 2a BeurkG zur Übersendung des Vertragsentwurfs, deren Einhaltung der Makler im eigenen Interesse eines reibungslosen Ablaufs im Blick behält.