Protokollberichtigung
Auch: Berichtigung der Versammlungsniederschrift
Die Protokollberichtigung ist die nachträgliche Korrektur der Niederschrift über eine Eigentümerversammlung, wenn diese das tatsächliche Beschlussergebnis oder den Versammlungsverlauf fehlerhaft oder unvollständig wiedergibt. Sie stellt sicher, dass das Protokoll als Beweismittel und Arbeitsgrundlage die Realität korrekt abbildet.
Ausführliche Erklärung
Das Protokoll der Eigentümerversammlung hat vor allem Beweisfunktion: Es dokumentiert, welche Beschlüsse mit welchem Ergebnis gefasst wurden. Fehler können auf verschiedene Weise entstehen – ein Tippfehler bei der Stimmenauszählung, ein vergessener Tagesordnungspunkt oder ein falsch wiedergegebenes Abstimmungsergebnis. Relevante Punkte für die Praxis:
- Wer berichtigt: Grundsätzlich obliegt die Protokollführung dem Verwalter (bzw. bei fehlendem Verwalter dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einem gewählten Versammlungsleiter, § 24 Abs. 6 WEG). Offensichtliche Schreib- oder Rechenfehler kann der Protokollführer selbst berichtigen.
- Materielle Fehler: Geht es nicht um einen bloßen Schreibfehler, sondern um die inhaltliche Frage, was tatsächlich beschlossen wurde (z. B. Streit über das tatsächliche Abstimmungsergebnis), ist eine einseitige Protokollberichtigung durch den Verwalter problematisch – hier bedarf es im Zweifel einer gerichtlichen Klärung oder zumindest übereinstimmender Bestätigung durch die Versammlungsteilnehmer.
- Kein Einfluss auf die Beschlusswirksamkeit: Wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem Beschluss selbst (der mit Abstimmung in der Versammlung zustande kommt) und dessen protokollarischer Dokumentation. Ein fehlerhaftes Protokoll macht einen tatsächlich gefassten Beschluss nicht automatisch unwirksam – umgekehrt kann ein Protokoll auch keinen Beschluss "heilen", der in Wahrheit nicht gefasst wurde.
- Bedeutung für die Beschlusssammlung: Da Beschlüsse in die Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7, 8 WEG) übernommen werden, wirkt sich eine Protokollberichtigung mittelbar auch auf deren Richtigkeit aus – gerade für Kaufinteressenten, die die Beschlusssammlung einsehen, ist ein korrektes Protokoll wichtig.
Für den Makler ist die Protokollberichtigung relevant, wenn bei der Prüfung von Versammlungsprotokollen im Rahmen der Objekt-Due-Diligence Widersprüche oder Unklarheiten auffallen – etwa wenn das Abstimmungsergebnis zu einem wichtigen Beschluss (Sonderumlage, bauliche Veränderung) nicht eindeutig dokumentiert ist.
Beispiel aus der Praxis
Im Protokoll der Eigentümerversammlung wurde versehentlich vermerkt, ein Sanierungsbeschluss sei mit "6 Ja-Stimmen, 2 Nein-Stimmen" angenommen worden, obwohl tatsächlich 6 Ja- und 4 Nein-Stimmen abgegeben wurden – was am Abstimmungsergebnis nichts ändert, aber die Dokumentation verfälscht. Der Verwalter berichtigt den offensichtlichen Zählfehler im Protokoll und informiert die Eigentümer über die Korrektur.
Rechtsgrundlage
- § 24 Abs. 6 WEG – Pflicht zur unverzüglichen Anfertigung einer Niederschrift über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse durch den Vorsitzenden bzw. Verwalter.