Rechenschaftspflicht
Auch: Accountability · Art. 5 Abs. 2 DSGVO · Nachweispflicht
Die Rechenschaftspflicht (englisch: Accountability) verpflichtet jeden Verantwortlichen – also auch den Makler – nicht nur, sich an die Grundsätze der Datenverarbeitung zu halten, sondern dies der Aufsichtsbehörde auf Verlangen auch beweisen zu können. Bloßes Behaupten von Datenschutzkonformität reicht nicht aus.
Ausführliche Erklärung
Art. 5 Abs. 2 DSGVO macht aus der Rechenschaftspflicht einen eigenständigen Grundsatz neben Transparenz, Zweckbindung und Datenminimierung. Für Maklerbüros bedeutet das in der Praxis eine lückenlose Dokumentation:
- Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO): Auflistung aller Verarbeitungstätigkeiten (Interessentendaten, Objektunterlagen, Bonitätsprüfung, Marketing).
- Einwilligungsnachweise: Wer wann welcher Verarbeitung (z. B. Newsletter, Fotoveröffentlichung) zugestimmt hat.
- Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) mit CRM-Anbietern, Portalen, Buchhaltungsdienstleistern.
- Löschkonzept und Fristendokumentation für Interessenten- und Bewerberdaten.
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) schriftlich beschrieben und aktuell gehalten.
- Schulungsnachweise der Mitarbeiter.
Im Streit- oder Prüfungsfall trägt der Makler die Beweislast: Kann er die geforderten Nachweise nicht vorlegen, drohen Bußgelder unabhängig davon, ob tatsächlich ein Verstoß vorlag – schon die fehlende Dokumentation selbst ist bußgeldbewehrt (Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO). Für kleine Maklerbüros empfiehlt sich ein schlankes, aber vollständiges Datenschutz-Ordnersystem (digital oder Papier), das bei einer Anfrage der Aufsichtsbehörde binnen weniger Tage vorgelegt werden kann.
Beispiel aus der Praxis
Die Datenschutzaufsicht fragt bei einem Maklerbüro nach, ob und wie lange Interessentendaten aus abgebrochenen Besichtigungsanfragen gespeichert werden. Das Büro kann ein aktuelles Verarbeitungsverzeichnis, ein Löschkonzept mit definierten Fristen sowie die Auftragsverarbeitungsverträge mit dem genutzten CRM-System vorlegen – die Rechenschaftspflicht ist erfüllt, ein Bußgeld bleibt aus.
Rechtsgrundlage
- Art. 5 Abs. 2 DSGVO – Verantwortlicher muss Einhaltung der Grundsätze nachweisen können.
- Art. 24 DSGVO – Verpflichtung zu geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen samt Nachweis.
- Art. 30 DSGVO – Pflicht zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten als zentrales Nachweisinstrument.