Verwaltungsunterlagen
Auch: WEG-Unterlagen · Verwalterunterlagen
Verwaltungsunterlagen sind alle Dokumente, die der WEG-Verwalter über die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer führt – von Protokollen und Beschlusssammlung über Wirtschaftspläne und Abrechnungen bis zu Verträgen und Versicherungspolicen. Sie sind für Käufer und Makler eine zentrale Informationsquelle.
Ausführliche Erklärung
Der Verwalter ist verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft ordnungsgemäß zu führen und aufzubewahren; nach § 18 Abs. 4 WEG kann jeder Eigentümer von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Zu den typischen Bestandteilen zählen:
- Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) – chronologische Dokumentation aller gefassten Beschlüsse, in die jeder Eigentümer auf Verlangen Einsicht erhält; die Führung obliegt dem Verwalter (§ 24 Abs. 8 WEG).
- Versammlungsprotokolle – Nachweis über Ablauf und Ergebnisse der Eigentümerversammlungen.
- Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der letzten Jahre.
- Instandhaltungsrückstellung – Nachweis über Höhe und Verwendung.
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung samt Nachträgen.
- Verträge mit Dienstleistern (Hausmeister, Versicherung, Wartungsfirmen) und der Verwaltervertrag selbst.
- Sonderumlagenbeschlüsse und Instandhaltungspläne.
Für Makler sind Verwaltungsunterlagen beim Verkauf einer Eigentumswohnung essenziell: Käufer verlangen regelmäßig Einsicht in die letzten drei Protokolle, aktuelle Wirtschaftspläne, die Beschlusssammlung und Informationen zur Rücklagenhöhe, um Sanierungsstau, Sonderumlagen oder Rechtsstreitigkeiten frühzeitig zu erkennen. Ein Makler sollte den Verkäufer aktiv auf die Beschaffung dieser Unterlagen beim Verwalter hinweisen, da fehlende oder unvollständige Unterlagen Verkaufsverhandlungen erheblich verzögern können. Seit der WEG-Reform 2020 hat zudem jeder Verwalter die Pflicht, aktuelle Beschlüsse zeitnah in die Beschlusssammlung aufzunehmen.
Beispiel aus der Praxis
Vor dem Notartermin fordert der Käufer einer Eigentumswohnung die letzten drei Eigentümerversammlungsprotokolle, den aktuellen Wirtschaftsplan sowie einen Nachweis über die Höhe der Instandhaltungsrücklage an. Der Makler koordiniert die Anfrage mit dem WEG-Verwalter, der die Unterlagen gegen eine Kopiergebühr zur Verfügung stellt.
Rechtsgrundlage
- § 24 Abs. 7 WEG – Pflicht zur Führung der Beschluss-Sammlung und Recht der Eigentümer auf Einsichtnahme.
- § 18 Abs. 4 WEG – Recht jedes Eigentümers auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (Anspruch gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer).