Betroffenenanfrage
Auch: Data Subject Request · Anfrage einer betroffenen Person
Eine Betroffenenanfrage ist jede Anfrage einer Person – etwa Interessent, Käufer, Verkäufer, Mieter oder Vermieter –, mit der sie eines ihrer Datenschutzrechte gegenüber dem Makler geltend macht, zum Beispiel Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerspruch.
Ausführliche Erklärung
Die DSGVO räumt betroffenen Personen mehrere Rechte ein (Art. 15–22 DSGVO), deren Geltendmachung in der Praxis als "Betroffenenanfrage" bezeichnet wird. Für den Makler als Verantwortlichen ergeben sich daraus konkrete Handlungspflichten mit klaren Fristen. Die wichtigsten Anfragetypen:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Übersicht über gespeicherte Daten.
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten.
- Löschung (Art. 17 DSGVO, "Recht auf Vergessenwerden") – Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) – vorübergehendes "Einfrieren" der Daten, z. B. bei streitiger Richtigkeit.
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Herausgabe in einem strukturierten, gängigen Format, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt.
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – insbesondere gegen Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses oder gegen Direktmarketing.
Für alle Betroffenenanfragen gilt einheitlich (Art. 12 DSGVO):
1. Reaktionsfrist: unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang; Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate bei komplexen oder zahlreichen Anfragen möglich, mit Begründung gegenüber dem Antragsteller innerhalb der ersten Monatsfrist.
2. Unentgeltlichkeit: Die Bearbeitung ist grundsätzlich kostenlos; ein Entgelt ist nur bei offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anfragen zulässig.
3. Formfreiheit: Anfragen können mündlich, per E-Mail, Brief oder über soziale Medien gestellt werden – eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben.
4. Identitätsprüfung: Der Makler darf bei berechtigten Zweifeln zusätzliche Informationen zur Bestätigung der Identität verlangen, um Daten nicht an Unbefugte herauszugeben.
Praxisorganisation für Maklerbüros:
- Ein fester Ansprechpartner oder Prozess für eingehende Betroffenenanfragen (z. B. zentrale E-Mail-Adresse) verhindert, dass Anfragen in der Alltagshektik übersehen werden und die Monatsfrist reißt.
- Jede Anfrage sollte mit Eingangsdatum dokumentiert werden, um die Frist nachweisbar einzuhalten.
- Bei Unsicherheit über die Reichweite einer Anfrage (z. B. Löschung trotz laufender MaBV-Aufbewahrungsfrist) empfiehlt sich Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung.
Werden Betroffenenanfragen ignoriert oder verspätet beantwortet, ist dies ein häufiger Auslöser für Beschwerden bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde und kann Bußgelder nach sich ziehen.
Beispiel aus der Praxis
Ein ehemaliger Mietinteressent schreibt dem Maklerbüro eine E-Mail: "Bitte löschen Sie alle meine Daten." Das Büro prüft, ob eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (z. B. nach MaBV) entgegensteht, löscht die nicht mehr benötigten Daten binnen eines Monats und informiert den Interessenten schriftlich über das Ergebnis.
Rechtsgrundlage
- Art. 12 DSGVO – allgemeine Modalitäten für die Ausübung der Betroffenenrechte (Fristen, Form, Unentgeltlichkeit).
- Art. 15–22 DSGVO – die einzelnen Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch).