Buchführungspflicht
Auch: Handelsrechtliche Buchführungspflicht
Die Buchführungspflicht verpflichtet Kaufleute – dazu zählen auch im Handelsregister eingetragene Immobilienmakler und Maklerbüros in Kapitalgesellschaftsform – ihre Handelsgeschäfte und ihre Vermögenslage laufend und nachvollziehbar in Büchern zu erfassen.
Ausführliche Erklärung
Grundlage ist § 238 HGB: Jeder Kaufmann muss Bücher führen, aus denen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens für einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit nachvollziehbar sind. Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen, zudem sind Kopien ausgehender Geschäftsbriefe aufzubewahren.
Für Maklerbüros ist relevant, in welcher Rechtsform sie geführt werden: Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) sind stets buchführungspflichtige Formkaufleute. Einzelunternehmer und Personengesellschaften (e.K., GbR mit Handelsgewerbe) unterliegen der Pflicht nur, wenn sie als Kaufmann im Handelsregister eingetragen sind bzw. ein nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichtetes Geschäft betreiben. Für Einzelkaufleute enthält § 241a HGB eine Erleichterung: Wer an zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweist, muss die handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungspflichten (§§ 238–241 HGB) nicht anwenden – bleibt aber ggf. zur einfacheren Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Steuerrecht verpflichtet.
Von der handelsrechtlichen ist die steuerrechtliche Buchführungspflicht (§ 140, § 141 AO) zu unterscheiden, die eigene Schwellenwerte kennt und auch Nicht-Kaufleute erfassen kann. In der Praxis bedeutet Buchführungspflicht für ein Maklerunternehmen: laufende, geordnete Erfassung von Provisionseinnahmen, Ausgaben und Vermögenswerten sowie Aufstellung eines Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung), sofern keine Befreiung greift.
Beispiel aus der Praxis
Ein als GmbH organisiertes Maklerbüro ist unabhängig von seiner Größe buchführungspflichtig und muss einen Jahresabschluss erstellen. Ein als Einzelunternehmer tätiger Makler mit Umsatzerlösen von 150.000 Euro pro Jahr fällt dagegen unter die Erleichterung des § 241a HGB und darf statt einer doppelten Buchführung eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen.
Rechtsgrundlage
- § 238 HGB – Grundpflicht zur Buchführung für Kaufleute.
- § 241a HGB – Befreiung von Einzelkaufleuten unterhalb bestimmter Umsatz- und Gewinnschwellen.
- Ergänzend steuerrechtlich: §§ 140, 141 AO (hier nicht vertieft, eigenständige Schwellenwerte).