CRM (Makler)
Auch: Maklersoftware · Customer-Relationship-Management-System
CRM (Customer-Relationship-Management) bezeichnet im Maklerkontext eine Software, die sämtliche Kunden-, Objekt- und Interessentendaten zentral verwaltet und die Kommunikation, Vermarktung sowie Nachverfolgung von Anfragen entlang des gesamten Vermittlungsprozesses steuert.
Ausführliche Erklärung
Ein Makler-CRM bündelt typischerweise mehrere Funktionsbereiche in einem System:
- Kontaktverwaltung: Zentrale Erfassung von Eigentümern, Käufern, Mietern und sonstigen Kontakten inklusive Historie aller Interaktionen (Anrufe, E-Mails, Besichtigungstermine).
- Objektverwaltung: Verwaltung von Exposé-Daten, Fotos, Dokumenten und Vermarktungsstatus einzelner Immobilien.
- Lead-Management: Erfassung, Priorisierung und Nachverfolgung eingehender Anfragen aus Portalen, Website und Social Media.
- Matching: Automatischer Abgleich von Suchprofilen mit dem Objektbestand.
- Marketingautomatisierung: Versand von Exposés, Newslettern oder Terminerinnerungen, teils gekoppelt an digitale Marketingkampagnen.
- Reporting: Auswertung von Vermarktungsdauer, Konversionsraten und Vertriebserfolg.
CRM-Systeme sind ein zentraler Baustein von PropTech-Lösungen für Maklerbüros und ersetzen zunehmend isolierte Excel-Listen oder Papierakten. Da CRM-Systeme personenbezogene Daten von Kunden und Interessenten speichern, unterliegen sie den Anforderungen der DSGVO, insbesondere hinsichtlich Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Löschfristen und technisch-organisatorischer Maßnahmen; bei Einbindung externer Anbieter ist zudem regelmäßig ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich.
Beispiel aus der Praxis
Ein Maklerbüro nutzt ein CRM-System, in dem jede Portalanfrage automatisch als neuer Lead angelegt wird, das System passende Suchprofile mit einem neu eingestellten Objekt abgleicht und der zuständige Makler eine Aufgabe zur Kontaktaufnahme innerhalb von 24 Stunden erhält.
Rechtsgrundlage
Keine spezielle Rechtsgrundlage; berührt werden die allgemeinen Vorgaben der DSGVO zur Verarbeitung personenbezogener Daten sowie ggf. Auftragsverarbeitungsverträge mit dem CRM-Anbieter.