CRM-System
Auch: Customer-Relationship-Management-System · Maklersoftware
Ein CRM-System (Customer-Relationship-Management-System) ist eine Software, in der ein Maklerbüro alle Kontakte, Interessenten, Objekte und die zugehörige Kommunikation zentral erfasst und verwaltet. Es bildet die technische Grundlage für strukturierte Vertriebs- und Marketingprozesse im Maklergeschäft.
Ausführliche Erklärung
Für Makler ist ein CRM-System heute praktisch die Basisinfrastruktur des Tagesgeschäfts, da es Interessenten-, Objekt- und Provisionsdaten miteinander verknüpft.
- Kernfunktionen: Interessentenverwaltung mit Suchprofilen, Objektdatenbank mit Vermarktungsstatus, automatisiertes Matching von Suchkunden und Angeboten, Aufgaben- und Wiedervorlagenverwaltung, E-Mail- und Newsletterversand sowie Auswertungen zu Leads und Abschlüssen.
- Anbindungen: Moderne CRM-Systeme sind meist über Schnittstellen mit Immobilienportalen, der eigenen Website, Exposé-Generatoren, digitalen Signaturlösungen und teils mit Finanzierungsplattformen verbunden, sodass Daten nicht mehrfach erfasst werden müssen.
- Cloud- vs. On-Premise-Lösungen: Die meisten aktuellen Anbieter setzen auf Cloud-CRM, das ortsunabhängigen Zugriff über Web und mobile Apps ermöglicht; ältere On-Premise-Installationen werden zunehmend abgelöst.
- Datenschutz: Da im CRM-System personenbezogene Daten von Interessenten, Käufern, Mietern und Eigentümern verarbeitet werden, muss der Einsatz DSGVO-konform erfolgen – insbesondere hinsichtlich Einwilligungen für Marketingkontakte, Löschfristen und Auftragsverarbeitungsverträgen mit dem Softwareanbieter.
- Praxisrelevanz: Ein konsequent gepflegtes CRM-System verkürzt Vermittlungszeiten, verbessert die Nachverfolgung von Leads und ist Grundlage für belastbares Reporting gegenüber Auftraggebern und der Geschäftsführung.
Beispiel aus der Praxis
Ein Maklerbüro erfasst jeden Interessenten mit Suchprofil im CRM-System. Passt ein neues Objekt zu mehreren gespeicherten Suchprofilen, versendet das System automatisch eine Benachrichtigung an die betreffenden Interessenten und protokolliert die Kontaktaufnahme in der Kontakthistorie.
Rechtsgrundlage
Keine spezielle Rechtsgrundlage für den Einsatz von CRM-Systemen selbst; die Verarbeitung personenbezogener Daten darin unterliegt den allgemeinen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere zu Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Speicherbegrenzung und Betroffenenrechten.