Geldwäscherechtliche Aufbewahrungsfrist
Auch: GwG-Aufbewahrungspflicht · Fünfjahresfrist GwG
Die geldwäscherechtliche Aufbewahrungsfrist verpflichtet Makler, sämtliche im Rahmen der Kundenidentifizierung nach dem Geldwäschegesetz erhobenen Unterlagen – etwa Ausweiskopien, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten und Risikoeinschätzungen – für fünf Jahre nachweisbar aufzubewahren. Diese gesetzliche Pflicht geht dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Speicherbegrenzung vor.
Ausführliche Erklärung
Aus Sicht des Datenschutzrechts entsteht hier ein scheinbarer, tatsächlich aber vom Gesetzgeber bewusst aufgelöster Zielkonflikt:
- Datenschutzrechtlicher Grundsatz: Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO (Speicherbegrenzung) verlangt, personenbezogene Daten nur so lange aufzubewahren, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist – nach Zweckerreichung müssten Daten grundsätzlich gelöscht werden.
- Geldwäscherechtliche Pflicht: § 8 Abs. 4 GwG schreibt demgegenüber eine fünfjährige Mindestaufbewahrung sämtlicher Aufzeichnungen und Dokumente vor, die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten (Identifizierung, Risikoeinschätzung, Kopien der Identifizierungsdokumente) erstellt wurden. Die Frist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet bzw. die Information erhoben wurde.
- Auflösung des Konflikts: Datenschutzrechtlich ist die Aufbewahrung innerhalb der gesetzlichen Frist gerade erforderlich, weil sie auf einer eigenen rechtlichen Verpflichtung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Der Grundsatz der Speicherbegrenzung wird also nicht verletzt, sondern durch die spezialgesetzliche Aufbewahrungspflicht konkretisiert. Nach Ablauf der Fünfjahresfrist – spätestens nach der gesetzlichen Höchstfrist von zehn Jahren – besteht dann aber grundsätzlich eine Löschpflicht, sofern keine andere Rechtsgrundlage (z. B. laufender Rechtsstreit) entgegensteht.
Für die Maklerpraxis bedeutet dies konkret: GwG-relevante Unterlagen (Ausweiskopien, Selbstauskünfte zum wirtschaftlich Berechtigten, Dokumentation der Identitätsprüfung) sind getrennt von allgemeinen Marketing- oder Interessentendaten zu verwalten, da für Letztere deutlich kürzere Löschfristen gelten (siehe Interessentendaten-Löschfrist). Eine undifferenzierte "Alles-fünf-Jahre-Regel" für sämtliche Kundendaten wäre datenschutzrechtlich unzulässig, da sie über das gesetzlich Erforderliche hinausgeht.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler identifiziert 2024 Käufer und Verkäufer eines Hauskaufs nach dem Geldwäschegesetz. Die Ausweiskopien und die Risikoeinschätzung muss er bis mindestens Ende 2029 aufbewahren – unabhängig davon, dass die eigentliche Interessentenanfrage des Käufers, die nicht zum Kauf geführt hätte, datenschutzrechtlich viel früher hätte gelöscht werden müssen, wäre es nicht zum Vertragsabschluss gekommen.
Rechtsgrundlage
- § 8 Abs. 4 GwG – Fünfjährige Aufbewahrungsfrist für GwG-relevante Aufzeichnungen und Dokumente.
- Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO – Grundsatz der Speicherbegrenzung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.