GwG-Akte
Auch: Compliance-Akte
Die GwG-Akte ist die geschäftsfallbezogene Dokumentation aller Maßnahmen, die ein Makler zur Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz durchgeführt hat: Ausweiskopien, Handelsregisterauszüge, Fragebögen zur Mittelherkunft, Risikoeinstufung und ggf. Verdachtsmeldungen.
Ausführliche Erklärung
§ 8 GwG verpflichtet alle Verpflichteten, die zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und Unterlagen aufzuzeichnen und aufzubewahren. In der Maklerpraxis hat sich hierfür der Begriff "GwG-Akte" oder "Compliance-Akte" etabliert – ein je Geschäftsvorfall (typischerweise je Vermittlungsauftrag) geführtes Dossier.
Typischer Inhalt einer GwG-Akte:
- Kopien der zur Identifizierung genutzten Ausweisdokumente (Personalausweis, Reisepass, bei Gesellschaften: Handelsregisterauszug, Gesellschafterliste).
- Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten samt Nachweis der Recherche (Transparenzregisterauszug, Eigenerklärung).
- Ausgefüllter Fragebogen zur Herkunft der Mittel samt Belegen.
- Dokumentation der Risikoeinstufung (Standard-, verstärkte oder vereinfachte Sorgfaltspflichten) und der Gründe hierfür.
- Bei Auffälligkeiten: Vermerke zur internen Prüfung und ggf. Kopie der Verdachtsmeldung an die FIU.
Aufbewahrungsfrist: Die Unterlagen sind grundsätzlich fünf Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung beendet oder die Transaktion abgeschlossen wurde (§ 8 Abs. 4 GwG). Nach Ablauf sind die Daten grundsätzlich zu löschen, soweit keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Die GwG-Akte ist zentrales Prüfobjekt bei Kontrollen durch die Gewerbeaufsicht: Fehlt sie oder ist sie unvollständig, drohen Bußgelder unabhängig davon, ob es tatsächlich zu einem Geldwäschefall kam – bereits die mangelhafte Dokumentation ist ein eigenständiger Verstoß.
Beispiel aus der Praxis
Bei einer routinemäßigen Prüfung durch die zuständige Aufsichtsbehörde legt ein Maklerbüro für jeden der letzten zwanzig Vermittlungsfälle die jeweilige GwG-Akte vor: Ausweiskopien, Fragebögen zur Mittelherkunft und Risikoeinstufung sind lückenlos vorhanden, sodass die Prüfung ohne Beanstandung endet.
Rechtsgrundlage
- § 8 GwG – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten der Verpflichteten.
- § 8 Abs. 4 GwG – Fünfjährige Aufbewahrungsfrist und anschließende Löschungspflicht.