Löschpflicht
Auch: Recht auf Löschung · Recht auf Vergessenwerden
Die Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO verpflichtet Verantwortliche, personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr benötigt werden oder die betroffene Person wirksam widerspricht – soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Ausführliche Erklärung
Für Immobilienmakler ist die Löschpflicht in besonderem Maße relevant, weil im Rahmen der Kundengewinnung, der Vermittlungstätigkeit und der Geldwäscheprüfung eine Vielzahl personenbezogener Daten – Kontaktdaten, Bonitätsauskünfte, Ausweiskopien, Objektpräferenzen – erhoben und gespeichert wird. Nach Art. 17 DSGVO sind diese Daten grundsätzlich zu löschen, sobald der Verarbeitungszweck entfällt, etwa wenn ein Interessent sein Suchprofil kündigt oder ein Vermittlungsverfahren endgültig abgeschlossen ist und keine anderweitigen Aufbewahrungsgründe bestehen.
In der Praxis kollidiert die Löschpflicht regelmäßig mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten: Nach § 257 HGB müssen Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden, nach § 147 AO gelten für steuerlich relevante Unterlagen vergleichbare Fristen. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO regelt diesen Konflikt ausdrücklich: Die Löschpflicht entfällt, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Während der Aufbewahrungsfrist gehen handels- und steuerrechtliche Pflichten der datenschutzrechtlichen Löschpflicht also vor.
Sind die Aufbewahrungsfristen abgelaufen und ist gleichzeitig der ursprüngliche Verarbeitungszweck entfallen, sind die Daten grundsätzlich zu löschen. In Zweifelsfällen oder bei technischen Hürden bietet sich als milderes Mittel die Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO an: Die Daten werden dann nicht gelöscht, aber gesperrt und nur noch zu dem verbleibenden Zweck (z. B. Nachweis gegenüber Behörden) vorgehalten.
Makler sollten daher ein Löschkonzept führen, das für die wichtigsten Datenkategorien (Interessentendaten, Vertragsunterlagen, Geldwäsche-Dokumentation) jeweils die einschlägige Aufbewahrungsfrist und den anschließenden Löschzeitpunkt festlegt.
Beispiel aus der Praxis
Ein Interessent, der sich vor drei Jahren erfolglos um eine Immobilie beworben hat und seither keinen weiteren Kontakt zum Makler hatte, verlangt die Löschung seiner Daten. Da keine vertragliche Beziehung zustande kam und keine Aufbewahrungspflicht besteht, muss der Makler die Daten des Interessenten löschen. Anders bei einem abgeschlossenen Kaufvertrag: Die zugehörige Korrespondenz darf trotz Löschverlangens für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist weiter gespeichert bleiben.
Rechtsgrundlage
- Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden").
- Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO – Ausnahme bei Erforderlichkeit zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.
- § 257 HGB, § 147 AO – Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren, die der Löschpflicht vorgehen.