Aufbewahrungsfrist
Auch: Fünfjahresfrist · Aufbewahrungspflicht nach GwG
Die Aufbewahrungsfrist verpflichtet Immobilienmakler, Kopien und Aufzeichnungen, die sie zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz erstellt haben, für mindestens fünf Jahre nachweisbar vorzuhalten.
Ausführliche Erklärung
Nach § 8 Abs. 4 GwG sind alle im Zusammenhang mit der Identifizierung und den sonstigen Sorgfaltspflichten erhobenen Aufzeichnungen und Dokumente – etwa Ausweiskopien, Handelsregisterauszüge, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten und Ergebnisse der Risikoprüfung – fünf Jahre aufzubewahren, sofern nicht andere Vorschriften (z. B. Handels- oder Steuerrecht) eine längere Frist vorsehen.
Der Fristbeginn richtet sich nach dem Anlass der Aufzeichnung:
- Bei Beendigung einer Geschäftsbeziehung beginnt die Frist mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet.
- In anderen Fällen (z. B. bei einer einmaligen Kaufvermittlung ohne fortlaufende Geschäftsbeziehung) beginnt sie mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Information erhoben wurde.
Spätestens nach zehn Jahren müssen die Unterlagen gelöscht bzw. vernichtet werden, sofern nicht andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für Makler ist die Aufbewahrungsfrist in der Praxis eng mit dem Datenschutzrecht verzahnt: Die Speicherung der Unterlagen innerhalb der Frist ist datenschutzrechtlich über Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) gerechtfertigt; nach Fristablauf besteht grundsätzlich eine Löschpflicht.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler vermittelt im Jahr 2024 den Verkauf eines Einfamilienhauses und identifiziert dabei Käufer und Verkäufer. Die Kopien der Ausweisdokumente und die Risikoeinschätzung muss er mindestens bis Ende 2029 aufbewahren (Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres, in dem die Information erhoben wurde), spätestens jedoch bis Ende 2034 löschen.
Rechtsgrundlage
- § 8 Abs. 4 GwG – Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren für Aufzeichnungen und Dokumente aus der Erfüllung der Sorgfaltspflichten, Höchstfrist von zehn Jahren bis zur Löschung.