Aufzeichnungspflicht
Auch: Dokumentationspflicht nach GwG
Die Aufzeichnungspflicht verlangt, dass ein Immobilienmakler jede im Rahmen der Geldwäscheprävention durchgeführte Prüfung – etwa Identifizierung, Risikoeinstufung oder Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten – dokumentiert, damit sie im Nachhinein nachvollzogen und kontrolliert werden kann.
Ausführliche Erklärung
§ 8 Abs. 1 bis 3 GwG konkretisiert, was ein Verpflichteter festhalten muss, unter anderem:
- Name, Geburtsdatum, Anschrift und Ausweisdaten der identifizierten Person,
- Art und Ergebnis der Prüfung des wirtschaftlich Berechtigten,
- eingeholte Informationen zu Zweck und Art der Geschäftsbeziehung bzw. Transaktion,
- Ergebnisse der laufenden Überwachung und Risikoeinstufung.
Die Aufzeichnung kann in Papierform oder elektronisch erfolgen; entscheidend ist, dass sie jederzeit reproduzierbar und im Rahmen einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde vollständig vorlegbar ist. In der Praxis empfiehlt sich für Maklerbüros ein standardisiertes GwG-Formular oder eine Compliance-Software, die Identifizierung, Risikoeinstufung und Prüfschritte pro Vorgang lückenlos protokolliert.
Die Aufzeichnungspflicht ist von der Aufbewahrungsfrist zu unterscheiden: Die Aufzeichnungspflicht regelt das Was und Wie der Dokumentation, die Aufbewahrungsfrist das Wie lange diese Dokumente vorgehalten werden müssen.
Beispiel aus der Praxis
Bei der Vermittlung eines Immobilienkaufs hält der Makler in einer GwG-Akte fest: Kopie der Personalausweise von Käufer und Verkäufer, Ergebnis der Prüfung, ob eine politisch exponierte Person beteiligt ist, sowie die Einstufung der Transaktion als „normales Risiko". Bei einer späteren Behördenprüfung kann er diese Dokumentation vollständig vorlegen.
Rechtsgrundlage
- § 8 Abs. 1-3 GwG – Inhalt und Umfang der Aufzeichnungspflicht für Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz.