Aufbewahrungsfrist (GwG)
Auch: Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht · GwG-Dokumentationsfrist
Die Aufbewahrungsfrist nach dem Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet Immobilienmakler und andere Verpflichtete, Aufzeichnungen und Belege aus der Kundenidentifizierung sowie zur Geschäftsbeziehung fünf Jahre lang aufzubewahren, damit sie im Bedarfsfall für Aufsichtsbehörden und Ermittlungsbehörden nachvollziehbar bleiben.
Ausführliche Erklärung
Nach § 8 GwG müssen Verpflichtete – dazu zählen nach § 2 Abs. 1 Nr. 16 GwG auch Immobilienmakler – bestimmte Angaben und Unterlagen aufzeichnen: unter anderem die bei der Identifizierung von Vertragspartnern und wirtschaftlich Berechtigten erhobenen Angaben, Kopien der zur Identitätsprüfung verwendeten Dokumente sowie die im Rahmen der Sorgfaltspflichten gewonnenen Informationen zur Geschäftsbeziehung. Für diese Aufzeichnungen und Belege schreibt § 8 Abs. 4 GwG eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren vor, soweit nicht andere gesetzliche Vorschriften eine längere Frist verlangen. Nach Ablauf dieser Frist sind die Unterlagen spätestens nach zehn Jahren zu vernichten – eine längere Aufbewahrung ist also unzulässig, es sei denn, eine speziellere Vorschrift ordnet sie an.
Der Fristbeginn ist gestaffelt: Bei Angaben, die im Zusammenhang mit einer laufenden Geschäftsbeziehung stehen, beginnt die Frist regelmäßig mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet; in anderen Fällen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Information festgestellt wurde. Für Makler bedeutet dies in der Praxis, dass etwa Ausweiskopien, Vollmachten oder Herkunftsnachweise von Vermögenswerten aus abgeschlossenen Vermittlungen über mehrere Jahre archiviert bleiben müssen – ein Punkt, der bei der organisatorischen Umsetzung der GwG-Pflichten im Maklerbüro (Datenschutz, Aktenordnung) besonders zu beachten ist.
Beispiel aus der Praxis
Ein Maklerbüro vermittelt 2024 den Verkauf eines Mehrfamilienhauses und hebt die dabei erstellten Identifizierungsunterlagen der Käuferseite in einem gesicherten Archiv auf. Erst Ende 2029, fünf Jahre nach Abschluss der Geschäftsbeziehung, dürfen diese Unterlagen vernichtet werden.
Rechtsgrundlage
- § 8 Abs. 4 GwG – Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren für Aufzeichnungen und Belege nach § 8 Abs. 1 bis 3 GwG, Vernichtung spätestens nach zehn Jahren.