Aufbewahrungsfrist nach MaBV
Auch: MaBV-Dokumentationspflicht · Aufbewahrungspflicht Maklerunterlagen
Nach der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) muss ein gewerblicher Makler bestimmte Unterlagen zu abgeschlossenen Geschäften – etwa Vertragsdokumentation und Nachweise zur Geldwäscheprüfung – für fünf Jahre aufbewahren.
Ausführliche Erklärung
§ 10 MaBV verpflichtet Immobilienmakler, über jedes vermittelte oder nachgewiesene Geschäft eine Dokumentation (Aufzeichnungen und Unterlagen) zu erstellen; § 14 MaBV schreibt vor, diese fünf Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Geschäft abgeschlossen wurde. Dazu zählen insbesondere:
- Namen und Anschriften der Vertragsparteien.
- Gegenstand, Zeitpunkt und wesentlicher Inhalt des vermittelten Geschäfts.
- Unterlagen zur Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz (GwG), sofern der Makler als Verpflichteter agiert (bei Vermittlung ab bestimmten Schwellenwerten, insbesondere beim Verkauf).
Für den Datenschutz bedeutet das ein Spannungsfeld: Die DSGVO verlangt grundsätzlich, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den Zweck erforderlich ist ("Speicherbegrenzung", Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) – gleichzeitig zwingt die MaBV (und für Geldwäschezwecke das GwG) den Makler zu einer mehrjährigen Aufbewahrung. Diese gesetzliche Pflicht ist eine eigenständige Rechtsgrundlage für die Speicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung) und überlagert damit ein etwaiges Löschbegehren des Kunden für die betroffenen Kerndaten.
Praxisrelevant für den Makler:
- Nach Ablauf der Fünf-Jahres-Frist müssen die betroffenen Unterlagen grundsätzlich gelöscht oder anonymisiert werden, sofern keine andere Rechtsgrundlage (z. B. Verjährungsfristen aus Gewährleistung oder Steuerrecht) eine längere Aufbewahrung rechtfertigt.
- Parallel bestehen steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO) von bis zu zehn Jahren für Buchungsbelege, die unabhängig von der MaBV-Frist zu beachten sind.
- Kommt während der laufenden Frist ein Löschbegehren eines Kunden (Art. 17 DSGVO), muss der Makler auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht verweisen und darf die betreffenden Unterlagen nicht vorzeitig löschen.
- Nach Fristablauf ist eine automatisierte Löschroutine im CRM-System sinnvoll, um Verstöße gegen den Speicherbegrenzungsgrundsatz zu vermeiden.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler vermittelt 2021 den Verkauf eines Einfamilienhauses. Die Dokumentation zum Geschäft (Käufer- und Verkäuferdaten, Vertragsinhalt, Geldwäsche-Identifizierung) muss er bis Ende 2026 aufbewahren. Fordert der ehemalige Käufer 2023 die Löschung seiner Daten, verweist der Makler auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach § 14 MaBV und lehnt eine vorzeitige Löschung ab.
Rechtsgrundlage
- § 10 MaBV – Pflicht zur Erstellung von Aufzeichnungen und Unterlagen über Maklergeschäfte.
- § 14 MaBV – Aufbewahrungspflicht für die nach § 10 MaBV erstellten Unterlagen, Frist von fünf Jahren.
- § 34c GewO – Grundlage der gewerberechtlichen Maklerzulassung, auf der die MaBV beruht.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung als Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung während der Aufbewahrungsfrist.