Dokumentationspflicht
Auch: GwG-Dokumentationspflicht · Aufzeichnungspflicht
Die Dokumentationspflicht nach § 8 GwG verlangt, dass Makler jeden Schritt ihrer Geldwäscheprävention – von der Identifizierung des Vertragspartners bis zur Risikobewertung – schriftlich oder elektronisch festhalten und für Kontrollen der Aufsichtsbehörde nachvollziehbar bereithalten. Ohne Dokumentation gilt eine Prüfung im Zweifel als nicht durchgeführt.
Ausführliche Erklärung
Für den Makler bedeutet die Dokumentationspflicht in der Praxis, dass folgende Angaben und Vorgänge lückenlos festzuhalten sind:
- Identifizierungsdaten: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit und Anschrift der identifizierten natürlichen Person sowie Art, Nummer und ausstellende Behörde des vorgelegten Ausweisdokuments; bei juristischen Personen zusätzlich Firma, Rechtsform, Registernummer und Anschrift.
- Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten: Name, Geburtsdatum, Wohnsitz und Art sowie Umfang des wirtschaftlichen Interesses, einschließlich der Herkunft dieser Informationen (z. B. Transparenzregisterauszug, eigene Angaben des Vertragspartners).
- Risikobewertung des Einzelfalls: Warum wurde die Geschäftsbeziehung als normal, erhöht oder vereinfacht risikobehaftet eingestuft? Welche Sorgfaltsmaßnahmen wurden daraufhin ergriffen?
- Prüfschritte und Ergebnisse: Abgleich mit Sanktionslisten, PEP-Screening, Plausibilitätsprüfung der Mittelherkunft, ggf. Gründe für eine interne Verdachtsprüfung, die letztlich nicht zu einer Meldung geführt hat.
Die Dokumentation muss so gestaltet sein, dass ein sachkundiger Dritter (insbesondere die Aufsichtsbehörde) den Ablauf der Prüfung im Nachhinein nachvollziehen kann – reine Aktennotizen "geprüft, unauffällig" ohne Substanz genügen nicht. In der Praxis empfiehlt sich ein standardisierter GwG-Dokumentationsbogen pro Auftrag, der alle Pflichtangaben strukturiert erfasst und zusammen mit Ausweiskopien in der Akte abgelegt wird.
Die Dokumente sind gemäß § 8 Abs. 4 GwG in Verbindung mit den Aufbewahrungsvorschriften für fünf Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endete bzw. die Transaktion abgeschlossen wurde. Fehlt die Dokumentation bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde, wird dies regelmäßig als eigenständiger Verstoß gegen § 8 GwG geahndet – unabhängig davon, ob die Identifizierung tatsächlich korrekt durchgeführt wurde.
Beispiel aus der Praxis
Bei einer unangekündigten Kontrolle durch die zuständige Aufsichtsbehörde kann ein Makler zwar bestätigen, dass er den Käufer persönlich identifiziert hat, findet jedoch keine schriftlichen Unterlagen dazu in seiner Akte. Die Behörde wertet dies als Verstoß gegen die Dokumentationspflicht und verhängt ein Bußgeld – unabhängig davon, ob die Identifizierung tatsächlich stattgefunden hat.
Rechtsgrundlage
- § 8 GwG – Umfang, Form und Aufbewahrungsfristen der Dokumentationspflicht bei allen Sorgfalts- und Prüfschritten nach dem GwG.