Nachweispflicht der Einwilligung

Art. 7 Abs. 1 DSGVO stellt klar: Stützt sich der Verantwortliche auf eine Einwilligung, muss er nachweisen können, dass die betroffene Person eingewilligt hat. Für Makler ist das in mehreren Alltagssituationen relevant, in denen Einwilligungen die Rechtsgrundlage der Verarbeitung bilden:

• Newsletter- und Werbeeinwilligungen: Muss belegt werden können, wann und mit welchem genauen Text ein Interessent dem Erhalt von Objektangeboten per E-Mail zugestimmt hat.
• Weitergabe an Kooperationspartner: Wurde die Weitergabe von Daten an einen Kooperationsmakler auf eine Einwilligung gestützt, muss auch diese dokumentiert sein.
• Fotoveröffentlichung: Willigt ein Mieter oder Eigentümer ein, dass Innenaufnahmen mit erkennbaren Personen oder besonderen Merkmalen veröffentlicht werden, sollte dies schriftlich festgehalten werden.

Praktische Umsetzung im Maklerbüro:

• Double-Opt-In bei E-Mail-Einwilligungen: Der Interessent bestätigt seine Anmeldung über einen Link in einer Bestätigungs-E-Mail; das System protokolliert Zeitstempel, IP-Adresse und den exakten Text, dem zugestimmt wurde.
• Versionierung von Einwilligungstexten: Ändert sich der Text einer Einwilligungserklärung, muss nachvollziehbar bleiben, welche Version zum Zeitpunkt der jeweiligen Einwilligung galt.
• Aufbewahrung des Nachweises, nicht nur des Ergebnisses: Es reicht nicht, im CRM lediglich ein Häkchen "Einwilligung: ja" zu speichern – erforderlich ist ein Protokoll, das Zeitpunkt, Kanal (z. B. Online-Formular, Papierformular) und Wortlaut umfasst.
• Papierformulare: Bei schriftlichen Einwilligungen (z. B. auf dem Besichtigungsformular) sollte das unterschriebene Original oder ein Scan aufbewahrt werden, solange die Einwilligung genutzt wird.
• Widerrufsdokumentation: Ebenso muss dokumentiert werden, wenn eine Einwilligung widerrufen wurde, damit die betroffene Person danach nicht weiter kontaktiert wird.

Kann der Makler im Streitfall – etwa bei einer Beschwerde über unerwünschte Werbe-E-Mails – keine ausreichende Dokumentation vorlegen, wird regelmäßig zu seinen Lasten davon ausgegangen, dass keine wirksame Einwilligung vorlag. Dies kann zu Bußgeldern und wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen führen.

Ein Interessent bestreitet, dem Erhalt von Werbe-E-Mails zugestimmt zu haben. Das Maklerbüro kann anhand des Double-Opt-In-Protokolls nachweisen, dass die E-Mail-Adresse an einem bestimmten Datum über das Kontaktformular der Website angemeldet und die Bestätigungs-E-Mail wenige Minuten später angeklickt wurde.