Objektbesichtigung-Anwesenheitsliste
Auch: Besichtigungsprotokoll Datenschutz · Besichtigungsliste
Die Objektbesichtigung-Anwesenheitsliste erfasst Namen und Kontaktdaten der Personen, die an einer Immobilienbesichtigung teilnehmen. Sie muss datenschutzkonform gestaltet sein, damit die Daten der Teilnehmer nicht für andere sichtbar sind und nur zum erforderlichen Zweck genutzt werden.
Ausführliche Erklärung
Bei Besichtigungsterminen – insbesondere Sammelbesichtigungen mit mehreren Interessenten – ist es üblich, Namen, Telefonnummern und teils Ausweisdaten der Teilnehmer zu erfassen. Dies dient mehreren legitimen Zwecken: Nachverfolgung von Interessenten für die weitere Vermittlung, Sicherheitsnachweis für den Eigentümer (wer war wann im Objekt), sowie im Einzelfall Objektschutz.
Datenschutzrechtlich sind dabei folgende Punkte zu beachten:
- Rechtsgrundlage: Für die Erfassung zur Interessentenverwaltung greift regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Wunsch der interessierten Person), für Sicherheits-/Nachweiszwecke ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), wenn dies verhältnismäßig erfolgt.
- Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO): Es sollten nur die tatsächlich erforderlichen Daten erhoben werden – üblicherweise Name und Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse. Die Erhebung von Ausweiskopien allein für die Besichtigung ist regelmäßig unverhältnismäßig und nicht erforderlich; sie ist erst bei konkreter Vertragsanbahnung (z. B. Mietvertrag, Geldwäscheprüfung) gerechtfertigt.
- Klassischer Fehler – offene Sammelliste: Werden alle Teilnehmer einer Sammelbesichtigung auf ein und demselben Blatt eingetragen, das für jeden Teilnehmer einsehbar ist, sehen alle Anwesenden die Kontaktdaten der Mitbewerber um die Immobilie. Dies verstößt gegen das Prinzip der Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO) und stellt eine unnötige Offenlegung gegenüber Dritten dar. Empfohlen wird stattdessen die Erfassung über getrennte Einzelformulare (z. B. auf Tablet mit Einzeleingabe, separate Zettel pro Person, digitale Check-in-Lösung) oder eine Liste, die nach der Besichtigung nicht mehr einsehbar ist.
- Informationspflicht: Teilnehmer sollten kurz informiert werden, wozu ihre Daten erfasst werden (z. B. Hinweis auf Datenschutzerklärung des Maklerbüros, aushängend oder mündlich).
- Löschung: Die erfassten Daten unterliegen denselben Löschfristen wie sonstige Kaufinteressentendaten.
Beispiel aus der Praxis
Bei einer Sammelbesichtigung mit acht Interessenten lässt der Makler jeden Teilnehmer ein eigenes, separates Anmeldeformular ausfüllen statt einer gemeinsamen Liste, auf der alle Namen und Telefonnummern für jeden sichtbar wären.
Rechtsgrundlage
- Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO – Grundsatz der Datenminimierung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f DSGVO – Rechtsgrundlagen für Erfassung zu Vermittlungs- bzw. Sicherheitszwecken.
- Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO – Grundsatz der Vertraulichkeit (Integrität), maßgeblich für das Verbot offener Sammellisten.