Recht auf Kopie
Auch: Art. 15 Abs. 3 DSGVO · Kopieanspruch
Neben der reinen Auskunft, welche Daten verarbeitet werden, kann jeder Betroffene nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO auch eine tatsächliche Kopie dieser Daten verlangen – etwa Ausdrucke von E-Mails, Vertragsentwürfen oder Notizen, in denen seine Daten enthalten sind.
Ausführliche Erklärung
Das Recht auf Kopie ist praktisch der schärfste Teil des Auskunftsrechts, weil es über eine bloße Zusammenfassung hinausgeht: Der Betroffene kann verlangen, die Dokumente selbst – oder zumindest die relevanten Auszüge – in Kopie zu erhalten. Für Maklerbüros bedeutet das häufig erheblichen Aufwand, weil Interessenten- und Kundendaten über viele Kanäle verstreut sind: CRM-System, E-Mail-Postfach, Exposé-Vermerke, handschriftliche Notizen aus Besichtigungsterminen, WhatsApp-Nachrichten.
Wichtige Einschränkungen und Streitpunkte in der Praxis:
- Die erste Kopie ist kostenfrei; für weitere Kopien darf ein angemessenes Entgelt verlangt werden.
- Das Recht auf Kopie darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen (Art. 15 Abs. 4 DSGVO) – enthält ein Dokument auch Daten Dritter (z. B. Miteigentümer, andere Interessenten), müssen diese vor Herausgabe geschwärzt werden.
- Interne Vermerke, die reine Werturteile oder Arbeitsergebnisse des Maklers sind (z. B. eigene Preiseinschätzungen ohne Rückgriff auf personenbezogene Daten des Anfragenden), fallen nach überwiegender Auffassung nicht zwingend unter den Kopieanspruch, sofern sie keine personenbezogenen Daten des Betroffenen enthalten.
- Der EuGH hat klargestellt (Urteil vom 04.05.2023, C-487/21), dass der Kopieanspruch grundsätzlich vollständige Auszüge aus Dokumenten umfassen kann, wenn dies zum Verständnis der eigenen Daten erforderlich ist – reicht eine reine Datenliste nicht aus, sind ganze Passagen herauszugeben.
Frist: wie beim Auskunftsrecht grundsätzlich ein Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO), verlängerbar um zwei weitere Monate bei komplexen Anfragen.
Beispiel aus der Praxis
Ein ehemaliger Interessent verlangt vom Maklerbüro nicht nur eine Liste der gespeicherten Daten, sondern konkret Kopien der E-Mail-Korrespondenz, in der über seine Finanzierungssituation gesprochen wurde. Das Büro stellt die entsprechenden E-Mails als PDF zusammen, schwärzt darin enthaltene Daten Dritter (z. B. den Namen eines Mitinteressenten) und übersendet die Kopie kostenfrei innerhalb der Monatsfrist.
Rechtsgrundlage
- Art. 15 Abs. 3 DSGVO – Anspruch auf kostenlose Kopie der verarbeiteten Daten, Beschränkungen zugunsten Dritter aus Art. 15 Abs. 4 DSGVO.