Nebenkostenvorauszahlung

Die Vorauszahlung ist die in Deutschland weitaus häufigste Form der Nebenkostenregelung und für Makler ein zentrales Beratungsthema bei Vermietung und Verwaltung:

• Rechtsnatur: Vorauszahlungen sind vorläufige Zahlungen auf eine später fällige Abrechnung – sie begründen keinen endgültigen Zahlungsanspruch des Vermieters, sondern dienen der Liquiditätssicherung bis zur Jahresabrechnung.
• Kalkulation: Die Höhe sollte sich an den tatsächlichen Vorjahreswerten oder – bei Neuvermietung ohne Vorjahreswerte – realistisch am Betriebskostenspiegel orientieren. Zu niedrig angesetzte Vorauszahlungen führen regelmäßig zu Nachzahlungsforderungen und Unzufriedenheit beim Mieter, zu hohe Vorauszahlungen binden unnötig Liquidität des Mieters (auch wenn ein Guthaben später zurückgezahlt wird).
• Anpassung: Nach einer ordnungsgemäßen Abrechnung darf der Vermieter die Vorauszahlungen auf ein angemessenes Niveau anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB analog bzw. allgemeine Grundsätze), um künftige größere Nachzahlungen oder Guthaben zu vermeiden.
• Abrechnungspflicht des Vermieters: Innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums muss der Vermieter über die Vorauszahlungen abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB); unterbleibt dies fristgerecht, verliert er in der Regel den Anspruch auf eine Nachzahlung, muss aber ein etwaiges Guthaben trotzdem auszahlen.
• Für Makler bei der Vermietung: Eine realistische, transparente Kommunikation der voraussichtlichen Nebenkosten gegenüber Mietinteressenten reduziert spätere Streitigkeiten erheblich und ist Teil einer seriösen Objektpräsentation.

Ein Mietvertrag sieht eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung von 220 Euro vor. Am Jahresende ergibt die Abrechnung tatsächliche Betriebskosten von 2.400 Euro gegenüber geleisteten Vorauszahlungen von 2.640 Euro. Der Mieter erhält ein Guthaben von 240 Euro, und der Vermieter kann die künftige Vorauszahlung entsprechend absenken.