Rechnungsnummer

Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG muss jede reguläre Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen" enthalten, die vom Rechnungsaussteller zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Nummernformat vor: Zulässig sind rein numerische Reihen ebenso wie Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern, mehrere parallele Nummernkreise (etwa getrennt nach Standorten oder Geschäftsjahren) sowie Jahres- oder Datumsbestandteile in der Nummer. Entscheidend ist allein, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird und sich die Rechnung dadurch zweifelsfrei zuordnen lässt.

Die fortlaufende Rechnungsnummer dient der Finanzverwaltung als Kontrollinstrument gegen die Manipulation von Rechnungen und ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers: Fehlt sie oder wird die Nummerierung nicht durchgängig eingehalten (z. B. durch nicht nachvollziehbare Lücken), kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ist die Rechnungsnummer nach § 33 UStDV dagegen ausnahmsweise entbehrlich.

Für die Immobilienbranche ist eine sauber geführte, lückenlose Rechnungsnummerierung insbesondere bei Maklerprovisionsrechnungen, Handwerker- und Sanierungsrechnungen sowie Nebenkostenabrechnungen relevant, weil sie sowohl für die eigene Buchhaltung als auch für den Vorsteuerabzug bei umsatzsteuerpflichtigen Vermietungen von Bedeutung ist.

Ein Makler stellt seine Provisionsrechnungen mit einer fortlaufenden Nummerierung im Format „2026-001", „2026-002" usw. aus. Damit ist jede Rechnung eindeutig identifizierbar, und das Finanzamt kann bei einer Prüfung nachvollziehen, dass keine Rechnung fehlt oder doppelt vergeben wurde.