Übergabeprotokoll (Verwalterwechsel)
Auch: Verwalterübergabeprotokoll · Übergabeprotokoll bei Verwalterwechsel
Das Übergabeprotokoll dokumentiert beim Wechsel der Hausverwaltung, welche Unterlagen, Konten, Guthaben und Schlüssel der scheidende Verwalter an den neuen Verwalter übergeben hat. Es dient als Nachweis für eine vollständige und ordnungsgemäße Übergabe und schützt die Gemeinschaft vor Lücken oder Verlusten.
Ausführliche Erklärung
Endet das Verwalteramt – durch Abberufung, fristgerechte Kündigung, Zeitablauf des Verwaltervertrags oder Amtsniederlegung –, ist der bisherige Verwalter aus dem Verwaltervertrag (Geschäftsbesorgungsvertrag, §§ 675, 666, 667 BGB) verpflichtet, sämtliche Unterlagen und Vermögenswerte der Gemeinschaft an den Nachfolger bzw. die Gemeinschaft herauszugeben und Rechenschaft abzulegen. Ein förmliches Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben, hat sich in der Praxis aber als Standard etabliert, weil es im Streitfall die einzige verlässliche Beweisgrundlage ist.
Typischerweise umfasst das Protokoll:
- Bank- und Rücklagenkonten: Kontostände der laufenden Konten und der Instandhaltungsrücklage, Zugangsdaten/Vollmachten, offene Lastschriften.
- Verwaltungsunterlagen: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung, Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der letzten Jahre.
- Verträge: Versicherungsverträge (Gebäudeversicherung, Haftpflicht), Wartungs- und Dienstleistungsverträge (Hausmeister, Aufzug, Heizung), laufende Bauverträge.
- Technische Unterlagen: Baupläne, Energieausweise, Nachweise über durchgeführte Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen.
- Schlüssel und Zugänge: Schlüssel zu Gemeinschaftsräumen, Zugangscodes, ggf. Software-/Datenzugänge zur Hausverwaltungssoftware.
- Offene Vorgänge: laufende Rechtsstreitigkeiten, Mängelanzeigen, Versicherungsschäden, Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer.
Fehlt ein sauberes Übergabeprotokoll, drohen der Gemeinschaft praktische Probleme: unklare Kontostände, verlorene Beschluss-Sammlungen (mit Bedeutung für spätere Anfechtungsfristen und Beweisfragen) oder unerkannte Vertragsbindungen. Der neue Verwalter sollte die Übergabe zeitnah nach Amtsantritt einfordern und offene Punkte dem Verwaltungsbeirat bzw. der Eigentümerversammlung melden.
Für Makler ist ein aktuelles, vollständiges Übergabeprotokoll ein Qualitätsindikator: Zeigt sich beim Objektankauf, dass die letzte Verwalterübergabe lückenhaft dokumentiert war, deutet dies häufig auch auf unvollständige Unterlagen für die Kaufentscheidung (z. B. fehlende Beschluss-Sammlung) hin.
Beispiel aus der Praxis
Nach der Abberufung der bisherigen Hausverwaltung übergibt diese dem neu bestellten Verwalter im Rahmen eines gemeinsamen Termins sämtliche Bankkontoauszüge, die Beschluss-Sammlung der letzten zehn Jahre, alle Versicherungsverträge sowie die Schlüssel zum Gemeinschaftskeller. Beide unterzeichnen ein Übergabeprotokoll, in dem jede übergebene Position einzeln aufgeführt und mit Datum quittiert wird.
Rechtsgrundlage
- § 27 WEG – Aufgaben und Pflichten des Verwalters, aus denen sich die Herausgabe- und Rechenschaftspflicht bei Amtsende ableitet.
- §§ 666, 667, 675 BGB – allgemeines Auftrags-/Geschäftsbesorgungsrecht: Auskunfts-, Rechenschafts- und Herausgabepflicht des Beauftragten nach Beendigung des Auftrags.
- Keine spezielle, formgebundene gesetzliche Regelung für das Übergabeprotokoll selbst; es handelt sich um ein in der Praxis entwickeltes Dokumentationsinstrument.