Versammlungsprotokoll
Auch: Niederschrift · Beschlussprotokoll
Das Versammlungsprotokoll (auch Niederschrift genannt) ist die schriftliche Dokumentation einer Eigentümerversammlung, die insbesondere den Wortlaut und das Ergebnis aller gefassten Beschlüsse festhält. Es dient als Nachweis für die Beschlüsse und ist Grundlage für die Beschlusssammlung.
Ausführliche Erklärung
Über jede Eigentümerversammlung ist unverzüglich eine Niederschrift anzufertigen (§ 24 Abs. 6 WEG). Sie muss vom Vorsitzenden der Versammlung und einem Wohnungseigentümer unterschrieben werden; ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, unterschreibt zusätzlich dessen Vorsitzender oder Vertreter (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG).
Für die Praxis wichtige Inhalte und Aspekte:
- Pflichtinhalt: Ort und Zeit der Versammlung, Feststellung der Beschlussfähigkeit, TOP-Reihenfolge, genauer Wortlaut der gestellten Anträge und der gefassten Beschlüsse einschließlich Abstimmungsergebnis (Ja-/Nein-/Enthaltungsstimmen).
- Keine wörtliche Diskussionsniederschrift erforderlich: Anders als oft angenommen, muss das Protokoll nicht jede Wortmeldung dokumentieren – entscheidend ist die korrekte und vollständige Wiedergabe der Beschlüsse.
- Bedeutung für Anfechtungsklagen: Das Protokoll ist zentrales Beweismittel, wenn ein Eigentümer einen Beschluss gerichtlich anficht (§ 45 WEG). Fehler oder Unklarheiten im Protokoll können die Beweisführung erschweren, führen aber – anders als früher teils vertreten – nicht automatisch zur Unwirksamkeit der Beschlüsse selbst, da die Niederschrift lediglich Beweisfunktion, keine Wirksamkeitsvoraussetzung hat.
- Zeitliche Vorgabe: "Unverzüglich" bedeutet ohne schuldhaftes Zögern, in der Praxis wird meist eine Frist von zwei bis vier Wochen als angemessen angesehen.
- Einsichtsrecht: Jeder Eigentümer hat Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, wozu auch die Versammlungsprotokolle zählen; für Makler ist dies relevant, weil Kaufinteressenten regelmäßig die letzten Protokolle einsehen wollen, um sich über Beschlusslage, geplante Maßnahmen und Streitigkeiten zu informieren.
Beispiel aus der Praxis
Nach einer Eigentümerversammlung, in der über eine Fassadensanierung mit Sonderumlage abgestimmt wurde, erstellt der Verwalter innerhalb von zwei Wochen die Niederschrift mit dem genauen Beschlusswortlaut, dem Abstimmungsergebnis (18 Ja-, 3 Nein-Stimmen, 2 Enthaltungen) und den Unterschriften des Versammlungsleiters und eines Eigentümers. Ein Käufer, der die Wohnung anschließend erwirbt, kann anhand des Protokolls nachvollziehen, welche Kosten auf ihn zukommen.
Rechtsgrundlage
- § 24 Abs. 6 WEG – Pflicht zur unverzüglichen Erstellung einer Niederschrift über die Versammlung, mit Unterschriftserfordernissen.
- § 45 WEG – Anfechtungsklage gegen Beschlüsse, für die das Protokoll regelmäßig als Beweismittel dient.