Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Eine Person ist identifizierbar, wenn sie – direkt oder indirekt – etwa über Name, Kennnummer, Standortdaten oder Online-Kennungen bestimmt werden kann.
Ausführliche Erklärung
Der Begriff ist bewusst weit gefasst und erfasst nicht nur klassische Stammdaten wie Name, Anschrift oder Geburtsdatum, sondern auch E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IP-Adressen, Fotos, Bonitätsauskünfte, Standortdaten aus Besichtigungsterminen oder Angaben zur Finanzierungssituation eines Interessenten. Entscheidend ist der Bezug zu einer natürlichen Person – Daten juristischer Personen (z. B. einer GmbH) fallen grundsätzlich nicht unter die DSGVO, es sei denn, sie lassen Rückschlüsse auf eine dahinterstehende natürliche Person zu (etwa bei Einzelunternehmern).
Für Immobilienmakler sind personenbezogene Daten in nahezu jedem Arbeitsschritt relevant: bei der Erfassung von Interessenten (Leads) über Portale, bei der Objektbesichtigung, bei der Bonitätsprüfung von Mietinteressenten, bei der Selbstauskunft von Käufern oder bei der Weitergabe von Kontaktdaten an Notare und Finanzierungspartner. Jede Verarbeitung solcher Daten – Erhebung, Speicherung, Nutzung, Weitergabe, Löschung – unterliegt den Grundsätzen der DSGVO (Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung) und bedarf einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, etwa Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse oder Einwilligung.
Eine besondere Kategorie bilden „besondere Kategorien personenbezogener Daten" nach Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen), die im Maklerkontext seltener vorkommen, aber etwa bei behindertengerechtem Umbau oder besonderen Nutzungsanforderungen relevant werden können und einem verschärften Schutzniveau unterliegen.
Beispiel aus der Praxis
Ein Makler speichert Name, Telefonnummer und Einkommensangaben eines Mietinteressenten in seinem CRM-System, um die Bonität für den Vermieter zu prüfen. All diese Angaben sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO und dürfen nur zweckgebunden und auf einer gültigen Rechtsgrundlage verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage
- Art. 4 Nr. 1 DSGVO – Legaldefinition der personenbezogenen Daten.
- Art. 9 DSGVO – besonderer Schutz sensibler Datenkategorien (ergänzend, nicht Regelfall im Maklergeschäft).