Vertretungsvollmacht in der Eigentümerversammlung

§ 25 Abs. 3 WEG verlangt seit der WEG-Reform 2020, dass eine Vollmacht zur Vertretung in der Eigentümerversammlung der Textform bedarf (§ 126b BGB) – ausreichend ist also z. B. eine E-Mail, ein Fax oder ein unterschriebenes eingescanntes Dokument; eine eigenhändige Unterschrift im Original ist nicht mehr zwingend erforderlich (Erleichterung gegenüber der früheren Schriftformanforderung).

Wichtige Praxisaspekte für den Makler bzw. Verwalter:

• Wer kann bevollmächtigt werden: Grundsätzlich jede natürliche oder juristische Person, häufig Ehe-/Lebenspartner, Familienangehörige, Miteigentümer oder Rechtsanwälte. Die Gemeinschaftsordnung kann den Kreis möglicher Bevollmächtigter einschränken (z. B. auf Miteigentümer oder Angehörige), sofern dies nicht das Teilnahmerecht unangemessen erschwert.
• Vertretung durch den Verwalter: Häufig ist die Bevollmächtigung des Verwalters selbst in der Gemeinschaftsordnung ausgeschlossen oder nur mit konkreten, im Voraus erteilten Weisungen zulässig, um Interessenkonflikte (Verwalter stimmt über eigene Entlastung oder eigenen Verwaltervertrag ab) zu vermeiden.
• Umfang der Vollmacht: Eine Vollmacht kann als Generalvollmacht für alle künftigen Versammlungen oder als Einzelvollmacht für eine bestimmte Versammlung bzw. bestimmte Tagesordnungspunkte erteilt werden.
• Nachweis in der Versammlung: Der Versammlungsleiter prüft zu Beginn der Versammlung die vorgelegten Vollmachten; fehlt die erforderliche Textform, darf der Vertreter nicht mit abstimmen, was im Streitfall zur Anfechtbarkeit gefasster Beschlüsse führen kann.
• Widerruflichkeit: Die Vollmacht kann vom Vollmachtgeber jederzeit widerrufen werden (§ 168 BGB), etwa wenn er doch selbst teilnehmen möchte.

Ein im Ausland lebender Wohnungseigentümer kann nicht persönlich an der Eigentümerversammlung teilnehmen. Er erteilt seinem in Deutschland lebenden Bruder per E-Mail eine Vertretungsvollmacht in Textform, die diesen zur Teilnahme und Stimmabgabe in seinem Namen berechtigt. Der Versammlungsleiter prüft die E-Mail zu Beginn der Versammlung und lässt den Bruder zur Abstimmung zu.