Vertragspartneridentifizierung
Auch: Identifizierung des Vertragspartners
Die Vertragspartneridentifizierung ist der konkrete Vorgang, bei dem der Makler die Identität aller Personen feststellt, die eine vertragliche Beziehung eingehen – also typischerweise Käufer und Verkäufer bzw. Mieter und Vermieter. Sie ist die praktische Umsetzung der gesetzlichen Identifizierungspflicht nach dem Geldwäschegesetz.
Ausführliche Erklärung
Während die Identifizierungspflicht das übergeordnete gesetzliche Gebot beschreibt, bezeichnet die Vertragspartneridentifizierung den konkreten Ablauf: Der Makler muss bei jeder Vertragspartei – unabhängig davon, ob sie ihn beauftragt hat oder nur Gegenpartei ist – Kerndaten erheben und verifizieren.
Bei natürlichen Personen (§ 11 Abs. 4 GwG) sind zu erheben:
- Vor- und Nachname
- Geburtsort und Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeit
- Anschrift
Die Überprüfung erfolgt anhand eines gültigen amtlichen Ausweisdokuments mit Lichtbild (Personalausweis, Reisepass, § 12 GwG), wobei eine Kopie oder ein digitaler Abzug für die Dokumentation angefertigt wird.
Bei juristischen Personen (GmbH, AG, GbR, Stiftungen, § 11 Abs. 5 GwG) sind zusätzlich zu erheben:
- Firma, Name oder Bezeichnung
- Rechtsform
- Registernummer, sofern vorhanden
- Anschrift des Sitzes bzw. der Hauptniederlassung
- Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans (bzw. der gesetzlichen Vertreter)
Praxisrelevant für Makler:
- Die Identifizierung erfolgt regelmäßig persönlich (Ausweis vorlegen lassen), zunehmend aber auch über zulässige Fernidentifizierungsverfahren wie Videoidentifizierung oder eID-Funktion des Personalausweises.
- Bei mehreren Käufern oder Verkäufern (Eheleute, Erbengemeinschaften, GbR-Gesellschafter) ist jede Person einzeln zu identifizieren.
- Handelt eine Person für einen Dritten, muss zusätzlich die Vertretungsmacht nachgewiesen werden.
- Die erhobenen Daten und Dokumentenkopien sind gemäß § 8 GwG mindestens fünf Jahre aufzubewahren.
- Verweigert ein Beteiligter die Mitwirkung, darf die Transaktion nicht durchgeführt werden.
Beispiel aus der Praxis
Beim Verkauf eines Einfamilienhauses identifiziert der Makler sowohl den alleinstehenden Verkäufer als auch das kaufende Ehepaar einzeln: Er lässt sich von allen drei Personen den Personalausweis vorlegen, fertigt Kopien an und trägt Name, Geburtsdatum und Anschrift in die Kundenakte ein, bevor der Notartermin vereinbart wird.